CUIDADO DE LA INFORMACIÓN

Antes de hablar sobre la organización del archivo tenga en cuenta que existen normatividades para la custodia de un archivo , y que por lo tanto debe estar al tanto de las normas de conservación de documentos.

1. Debe observar la humedad de su archivo
2. Debe estar lejos de contaminantes
3.Debe reunir condiciones de seguridad ambiental y de ventilación exigidas por la Supertendencia de Industria y Comercio y el Archivo General de La Nación
4. Los pisos deben soportar las estanterias con su respectiva carga, (avalado por un informe técnico calificado)
5. La estantería debe ser sismoresistente según NTC o Normas Internacionales
6. Los pisos , muros, techos y puertas deben proteger de la combustion y fuego
7. Las pinturas igualmente deben evitar la combustión y el fuego
8. Las áreas de depósito y almacenamiento de documentos deben Garantizar La seguridad y la adecuada manipulación de la documentación , adecuación climática según normas de conservación del medio o formato
9. Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios, deben estar SEPARADAS de las Áreas de almacenamiento , tanto por razones de seguridad como de regulación de las condiciones ambientales en ls áreas de deposito
10.Las áreas técnicas deberán estar conectadas con los depósitos, teniendo en cuenta, el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada así como su accesibilidad con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.
11.Los laboratorios de conservación y restauración deben tener aislamiento apropiado para evitar que los agentes microbiologicos puedan contaminar las demás áreas y poner en riesgo la salud del personal que trabaja en otras dependencias.
12. Los depósitos deben contar con sistemas de detección y extinción de incendio (detector de humo, extintores multipropósito o sistemas de apagado automático.
13. Los depósitos deben tener igualmente sistemas que permitan la extracción o evacuación automática en caso de inundación.
14. Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se debe utilizar unidades de almacenamiento que garanticen su protección en el tiempo.
15. Para los DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN HISTÓRICA las unidades deben ser elaboradas en CARTÓN DESACIDIFICADO (libre de ácido) , o NEUTRO , para los DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN TEMPORALES  ,se pueden usar materiales que permitan la adecuada conservación de los documentos durante el tiempo establecida para su conservación.
16.Para los documentos en formato ANÁLOGO como microfilm, cintas fotográficas , cintas de vídeo o de datos y digitales como disquetes , cintas DAT, CD, DVD, entre otros:

LAS FOTOGRAFÍAS:  Deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de PH NEUTRO 
LOS MATERIALES deben ser: QUÍMICAMENTE ESTABLES AL VAPOR DE AGUA, se podrán utilizar siempre que garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte
LOS ROLLOS DE MICRO FILMACIÓN: Deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente INERTE
LAS CINTAS MAGNÉTICAS:  DE Audio, vídeo, o datos como DAT , entre otros, deberán almacenarse COMPLETAMENTE REBOBINADAS , en sus respectivas cajas Alejadas de campos magnéticos   y fuentes de calor  , programe su rebobinado periódicamente verifique los datos de humedad del área de depósito.
LOS DISQUETES Y LOS CD : Podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores ácidos ó contenga moléculas ácidas en su estructura , cada unidad de conservación contendrá un solo disquete o CD ,
17.   Los edificios y  locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones  ambientales que incluyen control , registro y análisis PERMANENTE de temperatura humedad relativa, ventilación , contaminantes atmosféricos e iluminación  evitando fluctuaciones en las condiciones que puedan causar alteraciones a los documentos y pongan en riesgo su preservación en el tiempo.
18. Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, los depósitos, las estantería, y de la unidades de almacenamiento, utilizando productos que no afecten la integridad física de los documentos.

Tenga en cuenta que el Archivo General de La Nación podrá realizar de oficio o por solicitud de parte, Visitas de inspección y vigilancia a las entidades públicas o las privadas que cumplen funciones públicas, así, como a las instalaciones del contratista para verificar el adecuado desarrollo del contrato estatal suscrito con un tercero, y el cumplimiento con la normatividad archivística, durante la ejecución del contrato estatal o incluso con posterioridad a la liquidación del mismo.

                                                                                Decreto 1515 de 2013 


  

HACIA LA CONSTRUCCIÓN DE UN ARCHIVO

Como lo antes dicho, usted puede estar enfrentándose a un FONDO ACUMULADO, y por lo tanto su personal de servicio al  cliente puede estar observando que existe un problema en su labor : encontrar la información de una manera rápida, lo que le traería perdidas en tiempo a sus clientes los cuales pueden prescindir de su servicio.

Si estoy acertando es hora de que usted comience a tener una lógica en la gestión de sus documentos, debe saber quienes son responsables de los documentos que se producen y que se reciben en la empresa, y clasificar los documentos según corresponda a sus funciones.

Existen en la archiística  dos principios que siempre se deben tenes en cuenta:
1. EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA :El cual permite identificar quien es el productor de dichos documentos, y debo anotar que es el primer principio que se debe tener en cuenta a la hora de archivar 

2. EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: En el cual se establece que no se debe alterar el orden que le asignó el responsable , para que los documentos reflejen sus actividades ...

QUE ES UN DOCUMENTO? Y QUE NO LO ES?

Si usted es un microempresario se estará preguntando... Entre lo que se llama fondo acumulado  ¿que debo considerar como documento y que no? .

Un documento es cualquier soporte que contenga información , incluyendo los soportes visuales y audiovisuales . 

Entonces si usted escribe informes científicos, estadísticos, artículos de prensa, documentos contables ,hojas de vida, audiolibros , videos, fotos, también está acumulando fondos 

TODOS TENEMOS CONTACTO CON UN ARCHIVO

Quisiera que mi blog fuera un lugar para dummies, la palabra archivo, es ahora por la era de la tecnología el sinónimo de un lugar en un computador, tablet ;etc, adelantándome un poco si existe en archivística el manejo de información en medio magnético ..... Lo que nos pondría a pensar ¿que significa entonces? ¿Existen varios significados para la palabra archivo? Si, se puede definir como un conjunto de documentos sin discriminar su fecha , forma y soporte (papel, fotográfico, fílmico, informático , audiovisual o sonoro)   ; además se puede definir como el lugar en el que se encuentran estos documentos.

Entonces si usted en su casa tiene una carpeta , o un libro en el que acumule documentos como resultados de su ecografia, registro de nacimiento, actas, la escritura de su casa, entre otros , usted tiene un fondo documental , el cual debidamente organizado es un archivo